A. Pengertian CBIS (Computer Based Information System)
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information
System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah
informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu
yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta
visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS
antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis
komputer.Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa
komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara
teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan
komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem
informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika
tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam
kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau
pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Penggunaan program komputer untuk pengolahan informasi sudaah
digunakan sejak tahun 1954 ketika satu program komputer disusun untuk
mengolah bidang akutansi, untuk mengolah daftar gaji dan program ini
disebut program data akutansi. Aplikasi tersebut kemudian diikuti untuk
mengolah program lainnya. Yaitu Sistem Informasi Management, Sistem
pembuat keputusan, Automatisasi kantor, dan Sisitem pakar. Kelima
aplikasi inilah yang termasuk CBIS atau Sitem informasi berbasis
komputer. Perusahaan mengadakan pengkususan informasi dalam organisasi
untuk memberikan keahlian kepada pegawainya dalam mengembangkan sistem
berbasis kompute. keahlian ini nantinya akan diharapkan melahirkan para
spesialis atau ahli khusus yang terdiri atas para analis sistem (system analist), para pengatur basis data (data base administrator), ahli-ahli jaringan (network specialist), para pemrogram (programmers) dan para pelaksana (operators).
Sejarah CIBS
Selama tahun 1980-an dan
awal tahun 1990-an, perusahaan raksasa multinasional banyak
menyelesaikan pembangunan sistem informasi global mereka (GIS/ Global
Information System), tetapi masih terdapat beberapa hal lain yang masih
harus diselesaikan dalam rangka menyempurnakan sistem pengelolaan
informasi berbasis komputer yang mendunia ini. Pada tahun 2000-an,
kurang lebih 2070 perusahaan multinasional akan didorong untuk
memperbaiki aplikasi sistem informasi dan bentukan arsitektur sistem
ini. Sistem yang mulanya dirancang untuk mendukung operasi yang
tersentralisasi ataupun tidak tersentralisasi akan ditingkatkan untuk
memampukan perusahaan induk dan cabangnya beroperasi sebagai sebuah
koordinat suatu sistem yang terintegrasi. Adapun hal yan perlu
ditingkatkan dan diintegrasikan secara utuh dalam pematangan sistem
informasi dunia adalah peranan sistem informasi berbasis komputer
(Computer Based Information System/ CBIS).
5 Area Aplikasi CBIS :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi
yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Tujuannya
adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informasi yang berkaitan
dengan transaksi keuangan. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah
organisasi antara lain :
- Mengumpulkan dan menyimpan data tentang
aktivitas dan transaksi.
- Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
- Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi
perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan. Perusahaan tidak
dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan
keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur
yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi,
walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan
database bagi sisten informasi lain. SIA adalah satu-satunya sistem
informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar
perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali
pesaing.
Tugas utama sistem informasi ini adalah:
Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen
lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data,
pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem
pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan
internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi:
-
Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi.
- Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
- Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.
- Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.
- Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan
sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik
didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
-
Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
- Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
- Melaksanakan tugas yang diperlukan.
- Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
- Menangani data yang rinci.
- Berfokus pada historis.
- Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
- SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
- SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem
manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam
sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) menggunakan data
dari sistem pengolahan transaksi bersama dengan data lainnya, untuk
diolah menjadi laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) sering
juga disebut sebagai Management Reporting System (MRS) atau sistem
pelaporan manajeman, karena sistem ini menghasilkan berbagai macam
laporan untuk kepentingan manajemen, terutama tentang berbagai hal yang
berkaitan dengan pengelolaan, pengontrolan, dan pengembangan organisasi.
SIM & EntIS
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi
telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi
disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area
fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi
yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa
tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan
nama Enterprise Information System (EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk
menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan
periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat
dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai
jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan
periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah
menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl
laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh
dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang
sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik
yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah
terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan
laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini
dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti
ini disebut dengan Management by exception.
Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu.
- Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
- Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian.
Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai
penjualan terbesar sampai terkecil.
- Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan
dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area
tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih
dari 90 hari.
- Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang
ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan
sebenarnya.
Model Matematika
Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika
dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu,
tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model matematika
berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau
dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi
akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan
tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau model
probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan
diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya
diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan
walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi
atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi
terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus
memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga
model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian
keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak
mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan
hal itu. Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.
Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan:
- Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
- Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak
keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.
- Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
- Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model
memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang
buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
- Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis
sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi.
Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi
yang dihasilkannya.
- Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan
model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna
jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan
operator-operator matematika yang tepat.
Output Model
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
- Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
- Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh
Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt wajib
yang harus disediakan sistem informasi.
Beberapa karakteristik utama dari SIM
- Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, dimana prosedur,
pengambilan keputusan, arus informasi, format laporan dsb, sudah
terdefinisi.
- Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
- Menyediakan laporan untuk keperluan pengambilan keputusan
- Mempermudah akses informasi untuk keperluan manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
Sistem pendukung keputusan adalah bagian dari system informasi
berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan ( manajemen
pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam
suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem
komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan
dari masalah semi-terstruktur yang spesifik. Dalam upaya memecahkan
masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan
harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau
untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
- Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
- Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak
ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi
sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
- Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
- Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
- Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
- Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
- Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
- Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.
- Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
- Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual,
mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan
dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun
diluar perusahaan.
Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
- Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
- Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang
membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
- Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer &
Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab
telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
- Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris,
seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan
dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
- Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat
ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk
menangani penambahan beban kerja,
- Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
- Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal
tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan
sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan
dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Aplikasi OA
- Word Processing
- E-Mail
- Voice Mail
- Electronic Calendaring
- Audio Conferencing
- Video Conferencing
- Computer Conferencing
- Facsimile
- Videotex
- Imaging
- Desktop Publishing
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuat sistem informasi yang
memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai
intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan SPK yang bertujuan
menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk
pemakai.Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan
banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau
mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Sistem pakar
(Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki
intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia
manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan
dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES
dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam
mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara
pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu
sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan
instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem
pakar.
1. Input terdapat empat metode yaitu
• Menu
• Commands
• Natural Languange
• Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
• Penjelasan dari pertanyaan
• Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang
menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang
menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain
dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk
menjelaskan area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan
penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan
tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan
satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.